Place des Aînés

Contexte et Enjeux

Trouver un établissement adapté pour un proche dépendant reste aujourd’hui un parcours difficile. Les familles doivent souvent consulter de nombreuses sources d’information, contacter plusieurs établissements, comparer des offres hétérogènes et gérer des démarches administratives dans un contexte d’urgence ou de forte charge émotionnelle.

L’ambition de Place des Aînés était de créer bien plus qu’un simple annuaire d’établissements. La plateforme devait devenir un véritable outil d’accompagnement, capable de structurer l’ensemble du parcours de recherche et de mise en relation tout en conservant une forte dimension humaine grâce à l’intervention des conseillers Place des Aînés.

D'une durée totale de 5 mois, le projet s'est articulé en deux temps : 6 semaines consacrées à l'architecture, au branding et à l'UX/UI design, puis 14 semaines dédiées au développement. Ce délai s'est révélé indispensable pour répondre aux principaux enjeux du projet :

• Concevoir un parcours utilisateur rassurant et accessible pour des publics parfois peu familiers avec les outils numériques.
• Centraliser plusieurs centaines d’établissements au sein d’une base de données unique.
• Développer un workflow métier complexe permettant la gestion complète des mises en relation entre familles et établissements.
• Créer des espaces connectés distincts pour les familles, les établissements et les équipes internes.
• Assurer une synchronisation fiable entre le site public et le back-office métier.
• Permettre à l’équipe Place des Aînés de piloter l’ensemble des opérations depuis une interface unique.

Notre Approche

1. Recherche & Stratégie

Nous avons commencé par une phase d’immersion approfondie afin de comprendre les enjeux du secteur médico-social et les différentes étapes du parcours d’admission en établissement.

L’analyse a porté à la fois sur les plateformes spécialisées dans l’accompagnement des seniors, les annuaires d’établissements existants et les solutions de mise en relation du secteur. Cette étude nous a permis d’identifier un manque important : la plupart des outils se limitent à la recherche d’établissements sans véritable accompagnement dans le processus de décision.

Nous avons ainsi défini une architecture produit reposant sur un principe central : placer l’équipe Place des Aînés au cœur du processus de qualification afin de garantir la pertinence des mises en relation tout en simplifiant l’expérience des familles.

Cette phase stratégique a également permis de modéliser l’ensemble des workflows métier, depuis la soumission d’une demande jusqu’à la transmission finale des coordonnées entre la famille et l’établissement.

2. Architecture Produit & Conception des Parcours

Compte tenu de la complexité opérationnelle du projet, une part importante du travail a consisté à concevoir l’architecture fonctionnelle de la plateforme.

Nous avons défini trois parcours utilisateurs distincts :

• Les familles recherchant un accompagnement personnalisé.
• Les familles souhaitant manifester un intérêt pour un établissement spécifique.
• Les établissements souhaitant rejoindre le réseau Place des Aînés.

L’ensemble de ces parcours alimente un workflow métier unique de mise en relation permettant à l’équipe Place des Aînés de qualifier les demandes, sélectionner les établissements pertinents, suivre les réponses et orchestrer les mises en relation.

Une attention particulière a été portée à la gestion des différents statuts métier, aux notifications automatiques et à la traçabilité de chaque étape du processus afin de garantir un suivi précis de chaque dossier.

3. Branding & UX/UI Design

En amont du design d’interface, nous avons travaillé la dimension de marque de Place des Aînés en collaboration avec Claire Pinot, Brand Designer. L’objectif était de donner à la plateforme une identité forte et différenciante sur un marché encore très administratif.

Une attention particulière a été portée à la recherche d’un angle émotionnel : l’identité de marque devait avant tout parler des familles et des relations humaines, plutôt que de se limiter à une posture institutionnelle ou purement fonctionnelle. C’est ce parti pris qui a guidé l’ensemble des pistes créatives explorées.

Sur la base de cette identité de marque, l’expérience utilisateur a ensuite été pensée pour accompagner les familles dans une période souvent sensible et stressante.

Nous avons conçu des interfaces simples, rassurantes et pédagogiques permettant aux utilisateurs de comprendre rapidement les différentes étapes du processus.

Les parcours d’onboarding ont été optimisés afin de collecter les informations nécessaires à la qualification des dossiers tout en limitant la charge cognitive pour les utilisateurs.

Les espaces connectés ont également été conçus pour offrir une visibilité complète sur l’avancement des demandes :

• suivi des dossiers ;
• consultation des établissements sollicités ;
• gestion des réponses ;
• validation des propositions de mise en relation.

L’objectif était de transformer un processus historiquement fragmenté en une expérience fluide, transparente et compréhensible pour l’ensemble des parties prenantes.

4. Développement de la Plateforme & Automatisation Métier

Pour répondre aux besoins du projet, nous avons conçu une architecture hybride reposant sur Webflow et Odoo.

Le site public a été développé sur Webflow afin de bénéficier d’une expérience moderne, performante et entièrement administrable pour la gestion des contenus éditoriaux, des fiches établissements et du blog. Le CMS de Webflow permet à l’équipe Place des Aînés de créer, modifier et publier ces contenus en toute autonomie, sans intervention technique.

En parallèle, nous avons transformé Odoo en véritable moteur opérationnel de la plateforme. Le caractère en partie open-source d’Odoo nous a permis de construire un back-office performant et hautement personnalisable, pour un coût maîtrisé par rapport à une solution propriétaire équivalente. Odoo joue ainsi simultanément le rôle de CRM, de back-office métier et de moteur de matching entre les demandes des familles et les établissements.

Le back-office centralise :

• les demandes familles ;
• les candidatures établissements ;
• les espaces connectés utilisateurs ;
• les workflows de mise en relation ;
• les automatisations métier ;
• la gestion de la base de données établissements.

Nous avons également développé des intégrations sur mesure permettant la synchronisation des données des établissements entre Webflow et Odoo afin de maintenir une source de vérité unique pour l’ensemble du système.

Plusieurs dizaines d’automatisations ont été mises en place pour gérer :

• la création des dossiers ;
• la génération des comptes utilisateurs ;
• les notifications email ;
• le suivi des transmissions ;
• les validations des différentes étapes du workflow.

Cette architecture permet aujourd’hui à Place des Aînés de gérer efficacement plusieurs centaines d’établissements tout en conservant un contrôle humain sur les décisions de matching.

Résultats

La nouvelle plateforme Place des Aînés permet désormais de digitaliser l’intégralité du parcours de mise en relation entre les familles et les établissements spécialisés.

L’équipe dispose aujourd’hui d’un outil métier centralisé lui permettant de piloter l’ensemble des opérations depuis un environnement unique, tandis que les familles et les établissements bénéficient d’espaces connectés offrant une visibilité complète sur leurs démarches.

Grâce à cette transformation digitale, Place des Aînés peut désormais :

• Centraliser et qualifier les demandes familles au sein d’un workflow structuré.
• Faciliter la recherche d’établissements adaptés aux besoins spécifiques de chaque résident.
• Automatiser une grande partie des tâches administratives et de suivi.
• Offrir une expérience fluide et transparente aux familles tout au long du processus.
• Gérer et enrichir une base de données d’établissements en constante évolution.
• Accélérer les mises en relation entre les familles et les établissements partenaires.

Depuis son déploiement, la plateforme centralise en moyenne 150 nouvelles demandes familles par mois, avec un délai moyen de mise en relation ramené à 48 heures. Au-delà d’un simple annuaire, Place des Aînés dispose aujourd’hui d’une véritable plateforme métier conçue pour accompagner les familles dans l’une des décisions les plus importantes du parcours de vie d’un proche âgé.